Autoentreprise : les documents que vous devez avoir sous la main

En tant qu'autoentrepreneur, vous devez conserver en tout temps certains documents importants pour votre activité. Ces derniers vous seront demandés à diverses occasions tout au long de la vie de votre entreprise, et il serait bien dommage de ne pas les avoir sous la main au moment où vous en aurez besoin. Bien qu'en principe tous les documents relatifs à une entreprise soient précieux, voici ceux qu'il ne faut en aucun cas égarer.

Les documents d'immatriculation

Il s'agit des documents d'enregistrement de l'activité de l'autoentrepreneur. Ils sont à conserver tant que vous exercez. Ils attestent de l'existence juridique de l'entreprise et sont importants pour postuler à des appels d'offre, effectuer certaines transactions commerciales, ou encore pour ouvrir un compte bancaire professionnel. Il s'agit de l'extrait Kbis pour les autoentrepreneurs exerçant une activité commerciale et de la carte d'artisan pour ceux ayant une activité artisanale. Il est possible de faire une demande en ligne pour obtenir son extrait Kbis sur ce site, afin de le télécharger pour le conserver sur son ordinateur et/ou sur un serveur Cloud. Ce document peut aussi être imprimé et conservé en lieu sûr.

Les documents comptables

Ces documents sont particulièrement importants, car la tenue de la comptabilité est une obligation pour toute autoentreprise. Les documents comptables sont demandés lors des contrôles administratifs. Ils sont souvent réunis sous la forme d'un livre comptable qui contient chaque entrée et chaque sortie d'argent de l'entreprise. Même si ce livre est régulièrement mis à jour, il est toujours préférable de conserver chaque facture fournisseur, chaque bon de commande, les récépissés d'achat, les bons de livraison et de réception, etc. Non seulement l'autoentrepreneur doit bien entretenir ces documents et le livre comptable, mais il doit même les conserver 10 ans au moins après l'arrêt de son activité. Pour être sûr de ne pas les égarer, il est conseillé d'en faire plusieurs copies et surtout de disposer d'une version électronique à déposer sur différents supports.

D'autres documents méritent aussi une attention particulière. Il s'agit des déclarations d'impôts. Les déclarations d'impôts sont très importantes pour postuler à certains marchés publics ou simplement pour bénéficier de certains avantages fiscaux. L'autoentrepreneur doit également conserver les documents de la banque, notamment le Relevé d'Identité Bancaire ou RIB de son compte professionnel. S'il a eu recours à des prêts bancaires ou encore s'il a souscrit un dispositif bancaire, quel qu'il soit, il doit aussi conserver tous les contrats.

Les documents d'assurance

Les autoentrepreneurs sont amenés à souscrire des contrats d'assurance dans l'exercice de leur activité. Ces contrats doivent également être conservés soigneusement. Ils se révèlent particulièrement utiles en cas de résiliation, de renouvellement ou encore de remboursement. Quand une telle situation se présente, il est toujours bénéfique de pouvoir jeter un coup d'œil aux clauses dans certains cas.

Désormais, l'autoentrepreneur peut cotiser à la Sécurité sociale des indépendants. Le cas échéant, il doit donc aussi garder sous la main les documents relatifs à son inscription et à ses cotisations régulières. Ils peuvent lui être demandés plus tard par l'administration, au moment du recouvrement des cotisations, pour affronter une situation particulière.

Tous ces documents contribuent au bon fonctionnement de l'activité de l'autoentrepreneur. Bien que certains ne soient pas régulièrement utilisés, ils n'en demeurent pas moins cruciaux. Il est donc vivement recommandé d'en prendre soin.