Les règles de facturation en micro entreprise

Vous pensez que la facture en auto-entrepreneur est un casse-tête ?

Nous allons vous prouver le contraire !

Zoom sur les principales choses à savoir pour facturer en auto-entreprise dans les règles de l’art.

Facture auto entrepreneur : est-ce obligatoire de facturer ?

Avec un client professionnel ou particulier

En tant qu’auto-entrepreneur, la loi distingue 2 situations :

• 1. Si votre client est aussi un professionnel : vous devez établir une facture. La loi impose la facture comme moyen de preuve entre professionnels. 
• 2. Si votre client est un particulier : c’est nécessaire uniquement dans certains cas.

Vous devez émettre une « note » si :

• Le montant de la prestation dépasse 25 € (TVA comprise)
• Le client vous demande une facture et ce même si le prix est inférieur à 25 €
• En cas de vente par correspondance (site e-commerce inclus)

Dans tous les cas, vous devez garder une trace de tout ce qui rentre sur votre compte en banque d’entreprise. Autrement dit, tenir une comptabilité précise est obligatoire même pour des petits montants, inférieurs à 25 €.

Quelles sanctions si votre facturation n'est pas bien tenue ?

Voici les principales amendes encourues :

• 15 € par mention obligatoire manquante. Bon à savoir : le montant de l’amende ne peut pas être supérieur au quart du montant de la facture.
• 75 000 € d’amende pour tous manquements aux règles de la facturation (exemple : absence de facture).

Comment rédiger sa facture auto entrepreneur ?

1. Remplir vos informations professionnelles et celles du client

A minima, il faut indiquer :

• Le nom ou la dénomination sociale,
• L’adresse du siège social,
• Le numéro de SIREN/SIRET.

2. Détailler vos prestations et les conditions relatives au paiement

Décrivez précisément chaque prestation de service ou de vente fournie aux clients (quantité, référence…). 

Renseignez le prix unitaire HT pour chacune, les réductions si nécessaires ainsi que le montant total.

Vous devez faire figurer sur votre facture toutes les mentions obligatoires relatives au paiement, notamment : 

• La date d’émission de la facture,
• La date d’exécution de la prestation ou de la vente,
• La date limite de paiement prévue,
• Les modalités de paiement (chèque, virement…).
• Le taux des pénalités en cas de retard (à défaut d’indication, c’est le taux légal qui prévaut),
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €,
• L’escompte s’il existe, à défaut la mention « pas d’escompte pour règlement anticipé ».

3. Ne pas oublier les autres mentions légales

La TVA

A priori, en tant qu’auto-entrepreneur, vous n’êtes pas assujetti à la TVA. La franchise de TVA ne tombe que si vous dépassez les seuils légaux, soit 33 200 € de chiffre d’affaires pour les prestations de services et 82 800 € pour la vente de marchandises. 

Vous devez donc indiquer sur vos factures la mention obligatoire « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts ».

L'assurance professionnelle

Pour rappel, l’assurance professionnelle obligatoire concerne notamment les auto-entrepreneurs travaillant dans le domaine du BTP (garantie décennale). 

Dans tous les cas, si vous avez souscrit une assurance professionnelle, vous devez le mentionner sur votre facture.

L'immatriculation aux registres

Soit vous êtes dispensé d'immatriculation et il faut marquer : « dispense d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) ». 

Soit vous êtes immatriculé et il faut mentionner votre ville, le numéro d’immatriculation et le registre concerné.

L'association agréée

Si vous êtes membre d’une association agréée, il faut l’indiquer sur les factures.

Factures auto entrepreneur : comment les numéroter et les conserver ?

Comment numéroter ses factures ?

Une bonne numérotation des factures vous sauvera la mise en cas de contrôle ! Les règles à connaître : 

• Toute facture doit posséder un numéro unique.
• Les factures doivent se succéder sans interruption : peu importe la règle de numérotation que vous adoptez (séquence 2020-08-07 ou 2020-45). La numérotation repart à zéro chaque année.

En conséquence, si vous vous êtes trompé et que vous souhaitez annuler une facture, il ne faut pas supprimer ladite facture. Il faut effectuer ce qu’on appelle « un avoir », c’est-à-dire une autre facture négative pour annuler celle qui est invalidée. 

Exemple : vous avez fait une erreur dans votre facture 2020-2 de 100 €. Vous devez donc créer une nouvelle facture portant le numéro de facture « 2020-3 » d’un montant de — 100 € pour annuler cette facture.

Comment conserver ses factures ?

Vous devez conserver toutes les factures de votre micro-entreprise pendant une durée d’au moins 10 ans. 

Il faut éditer chaque facture en 2 exemplaires, une pour votre client et une pour vous.

Facturation auto entrepreneur : à la main ou via un logiciel ?

La loi n’impose aucunement d’avoir recours à un logiciel de facturation auto-entreprise.

1. Factures à la main

Facturer en auto-entrepreneur à la main est donc toujours possible. Vous pouvez utiliser un facturier ou bien passer par Word ou Excel. Cependant, c’est souvent fastidieux car il faut recommencer à chaque fois et rien n’est automatisé. De plus, le risque d’erreur est augmenté !

2. Factures avec un outil, comme celui d'Autoentrepreneur.net

Sinon, vous pouvez vous doter d’un logiciel de facturation, à commencer par l'outil de facturation d'Autoentrepreneur.net, comme présenté ci-dessous dans l'image. Un outil parfait pour suivre l'état de vos factures dans le temps et ainsi ne pas vous y perdre.

Version gratuite ou version payante, accessible en ligne ou logiciel à télécharger… C’est vous qui voyez ! Les versions payantes offrent évidemment des fonctionnalités plus étendues que les gratuites (exemple : relance de facture…). Dans tous les cas, c’est une solution qui vous facilitera grandement la vie et qui est nettement plus sécurisée que le papier !

Sachez par ailleurs que peu importe que vous délivriez une facture papier ou une facture électronique, les entreprises doivent accepter les deux formes.